La Universidad Nacional de Colombia cuenta con un programa que permite a entidades o personas externas usar sus recursos y laboratorios con fines muy específicos. Esto genera ingresos que ayudan a mantener las instalaciones y acercan la ciencia a la comunidad. Actualmente, el proceso de solicitud de servicios de laboratorio llega a través de diferentes canales (laboratorios, extensión departamento o extensión facultad) y son atendidas en primera instancia por una persona encargada en cada departamento. Esta persona básicamente gestiona la cotización de los servicios, la facturación, órdenes de compra, creación de terceros y junto con el coordinador de extensión asigna los servicios a las diferentes instancias encargadas. En el caso del departamento de química, la recepción de las muestras y los informes son gestionados por el personal de los laboratorios que al final son los encargados de ejecutar los servicios y emitir un concepto o informe final con el cual se procede a emitir el cumplido y cerrar el proceso. Todo este proceso se gestiona por coordinaciones de servicio usando diferentes fuentes de información que a menudo provienen de diferentes personas o dependencias, de acuerdo con el manual de funciones de la coordinación del departamento de Química, anexo 1. Esto genera que la información que se requiere tenga poca estructuración, disponibilidad, sea difícil de obtener y consolidar. Adicionalmente, este sistema dificulta la comunicación e impide el mejoramiento continuo del proceso y a su vez lo convierte en algo rígido y difícil de cambiar, más aún cuando se maneja una sola ficha Quipú para los laboratorios de docencia con vocación de extensión. De acuerdo con lo anterior, se requiere de un nuevo sistema de información que permita ver en tiempo real el proceso en sus diferentes etapas. Este sistema debe permitir a cada actor interactuar con la información en cualquier momento, de forma estructurada, ágil y a través de diferentes canales. Adicionalmente, el sistema debe ser versátil para poder cambiar fácilmente en el momento que se requieran y proveer mecanismos para realizar diferentes seguimientos y auditorías. Este proyecto de investigación aplicada con enfoque cuantitativo-cualitativo (mixto), orientado a la resolución de problemas operativos y tecnológicos permitirá automatizar flujos de trabajo, mejorar la trazabilidad de las muestras, facilitar el control de mantenimiento de equipos y optimizar la toma de decisiones. Con esta intervención, se espera aumentar la cobertura, reducir tiempos de respuesta y elevar la calidad del servicio prestado, en línea con los principios de eficiencia, eficacia y mejora continua en la prestación de servicios de extensión.